La création de PDF accessibles en se servant de Microsoft Word 2007

En Ontario, le règlement visant les normes d’accessibilité intégrées prévoit que toute personne, qui en fait la demande, a le droit d’obtenir des renseignements en format accessible. Dans le cadre de vos fonctions sur le campus, vous pourriez recevoir des demandes pour du matériel en format accessible pour un ensemble d’informations que vous auriez produit vous-même ou que votre secteur ou service aurait produit à l’interne. Ces demandes peuvent provenir d’étudiants, du corps professoral, du personnel de soutien, de bénévoles ou de visiteurs. Voici quelques conseils pratiques pour vous guider dans la création de documents PDF accessibles.

1re étape : Créer un document accessible en Microsoft Word

La grande partie du travail nécessaire à créer un PDF en format accessible se fait au moment de la création du document, non au moment de sa conversion en PDF.

2e étape : Configurer PDFMaker

Une fois que vous avez produit votre document Word en tenant compte de son l’accessibilité, vous pouvez maintenant le convertir en format PDF. Pour créer un document en format PDF balisé, vous devez vous servir de l’outil Acrobat PDFMaker de Word.

  1. Dans la barre d’outils du haut, choisir l’onglet « Acrobat PDFMaker ».
  2. Sélectionner « Créer un fichier PDF ».
  3. Dans la boîte « Sauvegarder », sélectionner « Options ». Choisir les options « Activer l’accessibilité et la redistribution au format Adobe PDF balisé ».
  4. Nommer le fichier, choisir le dossier de destination et cliquer « Enregistrer ».

Avertissement : L’utilisation de la méthode « Imprimer < PDF » pose problème, car l’opération génère un document en format PDF non balisé, donc inaccessible.

3e étape : Vérifier et modifier l’accessibilité dans Acrobat®

Les lignes directrices précédentes permettent de créer un document PDF dont le niveau d’accessibilité est de base. Cependant, il est toujours possible que certains types de lecteur d’écran ne puissent pas accéder entièrement à l’information du document PDF. Dans ce cas, il faudra possiblement fournir des renseignements additionnels en utilisant le logiciel Acrobat d’Adobe.

Des renseignements additionnels sur la création de document en format PDF accessible à l’aide du logiciel Acrobat figurent sur le site www.adobe.com/accessibility/products/acrobat/pdf/A9-accessible-pdf-from-word.pdf (document en anglais).

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