Documents en format Word et PDF

Distribuez-vous des renseignements aux étudiants qui ont été rédigés à l’aide du logiciel Microsoft Word ou qui sont en format PDF?

Tous les étudiants peuvent bénéficier de consignes, de plans de cours et d’une documentation bien structurés, clairs, concis et organisés. Ces conseils vous aideront à rendre accessibles vos documents en format Word et PDF à la plupart des étudiants.

Qu’est-ce qui rend un document Word accessible?

Un document Word accessible correspond à un document que tout étudiant peut lire et comprendre. De plus, ce type de document comportera du texte de remplacement et des versions sous-titrées ou des copies transcrites des fichiers audio ou vidéo intégrés. Un étudiant pourra alors se servir d’un lecteur d’écran pour lire le document.

Certains étudiants se servent de technologies d’assistance pour adapter le format de l’information afin qu’elle convienne à leurs besoins d’apprentissage. Voici des exemples de technologies d’assistance :

Lecteur d’écran. Le lecteur lit à voix haute l’information qui apparaît sur l’écran d’ordinateur, tel que le texte écrit ou la description d’une image donnée par le texte de substitution ou de remplacement.

Logiciel d’agrandissement d’écran. Permet à l’utilisateur d’agrandir le contenu de l’écran ou d’ajuster le contraste pour faciliter la lecture du contenu.

Qu’est-ce qui fait qu’un PDF est accessible?

Le format PDF (format de document portable) permet de conserver tous les attributs du document d’origine. La version imprimée d’un document PDF correspond à une copie exacte du document à l’écran, quel que soit le logiciel qui a servi à créer le document ou la plate-forme utilisée. Pour lire et imprimer les documents PDF, il faut avoir le gratuiciel Adobe Reader.

Pour créer un document PDF accessible, il faut commencer par créer un document Word accessible. La deuxième étape consiste à convertir le document Word dans un document PDF balisé et la troisième étape de vérifier l’accessibilité du PDF et de corriger tout problème, s’il y a lieu.

Première étape : créer un document Word accessible

Étape 2 : convertir en PDF

Une fois que votre document Word accessible est prêt, vous pouvez le convertir en format PDF. Pour que les technologies d’assistance puissent lire le document correctement, il faut insérer des balises dans le document PDF pour que les différents systèmes de technologies d’assistance puissent reconnaître la façon dont ils doivent naviguer dans le texte et identifier par exemple, les images, les en-têtes, les titres et les paragraphes.

Si vous utilisez la version 2007 ou 2010 de Word, ces balises s’insèrent automatiquement lorsque vous sauvegardez votre document en format PDF. Dans la boîte de dialogue « Option », cochez « Conformité ISO 19005-1 (PDF/A). Cependant, dans les versions antérieures de Word et sur les plates-formes Macintosh, cette méthode crée un document PDF non balisé, donc inaccessible. Pour créer un document PDF balisé, vous devrez installer le module d’extension qui se trouve intégré au logiciel Word si Adobe Acrobat est déjà installé :

  1. Dans la barre d’outils en haut, sélectionnez l’onglet « Acrobat ».
  2. Sélectionnez « Créer un PDF ».
  3. Dans la boîte « Enregistrer », sélectionnez le bouton « Options ». Sélectionnez « Accessibilité » et « Reformater avec Adobe PDF balisé ».
  4. Donnez un nom à votre fichier, sélectionnez un dossier de destination et cliquez « Enregistrer ».

Étape 3 : Vérifier l’accessibilité et apporter les corrections nécessaires

Si vous avez suivi les consignes précédentes pour créer votre document Word, le PDF que vous avez créé possède un niveau d’accessibilité de base. Cependant, il est possible que ce document ne soit pas entièrement accessible à l’ensemble des lecteurs ou des technologies d’assistance. Vous aurez possiblement à fournir des renseignements additionnels à l’aide du logiciel Adobe Acrobat. Pour obtenir plus de renseignements sur la création de PDF accessibles, consultez les Ressources de formation en matière d’accessibilité d’Adobe Acrobat (documentation en anglais).

Les versions récentes de Word (après 2010) ont un vérificateur d’accessibilité qui fonctionne de façon similaire au vérificateur d’orthographe. Pour l’utiliser, cliquez sur « Fichier > Information > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité ». Le vérificateur examine votre fichier et vous informe de tout problème qui pourrait empêcher un étudiant avec une limitation fonctionnelle d’y avoir accès.[i]

Sources

[i] Microsoft Corporation, Vérifier les problèmes d’accessibilité.